FAQ KMU-Instrument

Viele bunte Zettel, auf denen in schwarzer Schrift ein Fragezeichen abgebildet ist.

Die Teilnahmebedingungen sind in den Rechtstexten von Horizont 2020 geregelt. Darüber hinaus gibt es viele Fragen, deren Antworten wir hier für Sie zusammengestellt haben.

Aktualisierte Version vom 04.10.2017
 

  1. Wann können Anträge für Phase 1 und Phase 2 eingereicht werden?

Das Antragsverfahren ist offen. Anträge können gemäß Arbeitsprogramm jederzeit eingereicht werden. Nach dem jeweiligen Stichtag werden alle Anträge begutachtet. Alle Anträge, die den Schwellenwert erreichen, werden im jeweiligen Themenbereich anhand der Punktzahl sortiert. Für Bewerbungen im Jahr 2016 ist das Verfahren seit dem 26. November 2015 geöffnet.

  1. Welche Stichtage sind für 2018, 2019 und 2020 vorgesehen?
  • Phase 1:
    14.02.2018, 02.05.2018, 05.09.2018, 07.11.2018,
    13.02.2019, 08.05.2019, 04.09.2019, 06.11.2019,
    12.02.2020, 06.05.2020, 02.09.2020, 04.11.2020
  • Phase 2:
    10.01.2018, 14.03.2018, 23.05.2018, 10.10.2018,
    09.01.2019, 03.04.2019, 05.06.2019, 09.10.2019,
    08.01.2020, 18.03.2020, 20.05.2020, 07.10.2020

Alle Angaben sind ohne Gewähr und können sich gegebenenfalls ändern. Bitte überprüfen Sie die Termine in Teilnehmerportal.

  1. Bis wann können Anträge eingereicht werden?

Anträge können bis zum Stichtag (i. d. R. bis 17:00 Uhr CET) eingereicht werden. Vor der Einreichung (Submission) können Anträge bis zum jeweiligen Stichtag beliebig oft überarbeitet und ins Teilnehmerportal "hochgeladen" werden. Die Version, die am Stichtag um 17:00 Uhr CET im Teilnehmerportal vorliegt, wird evaluiert.

  1. Werden alle positiv begutachteten Anträge gefördert?

Nein. Alle Anträge, die den Schwellenwert erreichen, werden anhand der Punktzahl sortiert. Für die besten Anträge der Phase 2 schließt sich nach der ersten "remote"-Evaluierungsrunde noch eine zweite, mit persönlichen Interviews in Brüssel an. Wie viele der positiv evaluierten Anträge letztlich gefördert werden können, hängt von dem verfügbaren Budget ab.

  1. Wer wird zum persönlichen Interview nach Brüssel eingeladen?

Theoretisch können Vertreter aller Anträge der Phase 2, die über dem Schwellenwert von 13 Punkten liegen, eingeladen werden. Da aber die Fördermittel limitiert sind, werden nur doppelt so viele Antragsteller von Projektvorschlägen eingeladen, wie Fördermittel für diesen Stichtag vorhanden sind. Die Einladung erfolgt gemäß Rangliste der "remote"-Evaluierung in absteigender Reihenfolge.

  1. Wann erfahre ich, ob ich zum Interview eingeladen werde?

Die Einladung zu einem persönlichen Interview nach Brüssel erfolgt direkt nach der Erstellung der Rangliste ("remote"-Evaluierung). Die Eingeladenen haben etwa 9 - 13 Tage Zeit, sich auf das Interview vorzubereiten. Die Daten der Interviews im Jahr 2018 sind: 12. - 16. Februar, 16. - 20. April, 25. - 29. Juni und 12. - 16. November (ohne Gewähr).

  1. Wie läuft das Interview ab?

Bis zu drei Personen aus dem Konsortium dürfen teilnehmen. Berater sind ausgeschlossen. Die Jury besteht i. d. R. aus fünf Expertinnen und Experten, wobei ein "Lead"-Experte zuvor die anderen vier informiert. Die Jury wird das bzw. die beteiligten KMU in den drei Hauptkriterien bewerten: Implementation (Team, Ressourcen, Planung), Exzellenz (Innovation, technische Machbarkeit) und Impact (Businessplan, Launch-Strategie). Hauptaugenmerkt wird auf dem Team und seiner Kompetenz liegen, ein Produkt erfolgreich an den Markt zu bringen.

  1. Was müssen wir für das Interview vorbereiten?

Sie werden ein sogenanntes "Pitching-Deck" zur Verfügung gestellt bekommen – also eine Präsentationsvorlage, auf deren Basis Sie Ihre Präsentation vorbereiten.

  1. Wie lange dauert das Interview?

10 Minuten Vortrag, 20 Minuten Fragerunde durch die fünf Expertinnen und Experten.

  1. Wie viele Projekte werden nach dem Interview gefördert?

Die Erfolgsquote liegt bei maximal 50 %. Die Anzahl der geförderten Projekte hängt von den zur Verfügung stehenden Fördermitteln pro Stichtag ab.

  1. Gibt es thematische Interview Panels?

Ja, es gibt Panels für sechs verschiedene Themen.

  1. Welche Termine sind für die Interviews vorgesehen?

Die Daten für die Interviews in Brüssel im Jahr 2018 sind: 12. - 16. Februar, 16. - 20. April, 25. - 29. Juni und 12. - 16. November (ohne Gewähr).

  1. Müssen die drei Phasen nacheinander durchlaufen werden?

Bei Vorarbeit vergleichbar mit den Ergebnissen von Phase 1 ist auch ein direkter Einstieg in Phase 2 möglich. Nach dem erfolgreichen Durchlaufen der Phase 2 ist eine Bewerbung für Phase 3 nicht nötig. Von der gesamten Breite der Angebote in Phase 3 können nur KMU profitieren, die ein Phase-1- oder Phase-2-Projekt durchführen bzw. durchgeführt haben. Für die Risikofinanzierung (ähnlich wie in Phase 3) kann man sich auch unabhängig vom KMU-Instrument bei den Finanzintermediären (z. B. Banken) bewerben. Siehe dazu auch http://access2finance.eu.

  1. Wann ist eine Bewerbung für die Phase 2 des KMU-Instruments möglich?

Nach dem erfolgreichen Durchlaufen der Phase 1 kann ein Antrag für die Phase 2 des KMU-Instruments frühestens dann eingereicht werden, wenn das antragstellende Unternehmen seinen Abschlussbericht für die Phase 1 eingereicht hat. Antragstellende, die bereits im Rahmen eines Phase-1-Projekts gefördert wurden, sind verpflichtet, ihren Schlussbericht (Machbarkeitsstudie) als Anhang zum Antrag hochzuladen. Im Anhang ist die Registrierungsnummer (ARES-Nummer rechts oben auf dem Deckblatt) anzugeben. Bei Vorarbeit vergleichbar mit den Ergebnissen von Phase 1 ist auch ein direkter Einstieg in Phase 2 möglich.

  1. Ist eine Wiedereinreichung von abgelehnten Anträgen möglich?

Ja, eine Wiedereinreichung von abgelehnten Phase -1- und Phase-2-Anträgen ist möglich. Voraussetzung für eine Wiedereinreichung ist aber, dass die offizielle Ablehnung vorliegt.

  1. Welche Organisationstypen sind antragsberechtigt?

Antragsberechtigt sind ausschließlich gewinnorientierte kleine und mittlere Unternehmen, welche die KMU-Kriterien der Europäischen Union erfüllen und ihren Sitz in den EU-Mitgliedstaaten oder an Horizont 2020 assoziierten Ländern haben. KMU aus Drittstaaten könnten nur als Unterauftragnehmer beteiligt werden.

  1. Können neu gegründete Unternehmen am KMU-Instrument teilnehmen?

Ja, die Antragstellung für Start-ups ist möglich. Sie müssen jedoch im Antrag deutlich machen, welche Kapazitäten sie haben, eine innovative Lösung an den Markt zu bringen. Bei Start-ups werden gegebenenfalls die Berichtszeiträume zur Auszahlung der Gelder verkürzt und / oder die Vorabzahlung kann niedriger ausfallen.

  1. Ist es möglich, bereits im Teilnehmerportal eingereichte Anträge zum KMU-Instrument zu überarbeiten?

Ja. Nach der Einreichung (Submission) können Anträge bis zum jeweiligen Stichtag beliebig oft überarbeitet werden.

  1. Kann ich mehrere Anträge gleichzeitig stellen?

Nein, zur selben Zeit ist nur eine Bewerbung oder eine Projektdurchführung in Phase 1 und 2 des KMU-Instruments möglich. Ein Antrag für Phase 2 kann unmittelbar nach erfolgreichem Abschluss der Phase 1 gestellt werden. Bewerbungen für andere Instrumente von Horizont 2020 (z. B. Verbundforschungsprojekte) und die Durchführung von Projekten in anderen Instrumenten von Horizont 2020 sind hingegen parallel möglich.

  1. Wann werden die Antragsteller über die Förderentscheidung informiert und wann kann ein Projekt frühestens beginnen?
  • Phase 1: Die Förderentscheidung wird ca. 4 Wochen nach dem Stichtag mitgeteilt, das unterzeichnete "Grant Agreement" (Finanzhilfevereinbarung zwischen der Europäischen Kommission und dem Antragsteller) soll den erfolgreichen Antragstellern einen Monat nach Benachrichtigung über die Förderentscheidung vorliegen, so dass das Projekt spätestens 3 Monate nach dem jeweiligen Stichtag starten kann.
  • Phase 2: Die Förderentscheidung wird ca. 4 Wochen nach dem Stichtag mitgeteilt, das unterzeichnete Grant Agreement soll den erfolgreichen Antragstellern zwei Monate nach Benachrichtigung über die Förderentscheidung vorliegen, so dass das Projekt spätestens sechs Monate nach dem jeweiligen Stichtag starten kann.
  1. Gibt es spezielle Formulare für Businesspläne?

Nein. Die Fragen zum Businessplan sind in die Antragsformulare des KMU-Instruments für Phase 1 und Phase 2 integriert.

  1. Wie weit fortgeschritten sollte das Geschäftsmodell des antragstellenden Unternehmens in der Antragsphase sein?
  • Phase 1: Der Antrag muss einen ersten Businessplan enthalten, aus dem unter anderem das zugrundeliegende Geschäftsmodell hervorgeht. Außerdem muss der Antrag ein überzeugendes Konzept enthalten, wie der Businessplan in Phase 1 vervollständigt werden soll.
  • Phase 2: Für die Antragstellung werden eine Machbarkeitsanalyse und ein ausgereifter Businessplan (inklusive eines Kommerzialisierungsplanes) vorausgesetzt, dessen Ausarbeitung entweder im Rahmen eines Projektes der Phase 1 gefördert wurde oder anderweitig erfolgte.
  1. Was ist mit Operational Capacity gemeint?

Im Implementation-Teil sowie in Part B.4 des Antrags müssen die Antragsteller überzeugend darstellen, dass sie über die nötigen personellen Ressourcen und die Infrastruktur verfügen, das Projekt erfolgreich umzusetzen.

  1. Was benötige ich, um die Operational Capacity darzustellen?

Neben der textlichen Darstellung im Implementation-Teil des Antrags sollten in Part B.4 folgende Informationen aufgeführt werden: Lebenslauf der beteiligten Personen, kurze Beschreibung bereits verkaufter Produkte, vorherige relevante Projekte, relevantes technisches Equipment, signifikante Infrastrukturen sowie jede weitere Organisation ("Dritte"), die in irgendeiner Weise - zum Beispiel als Unterauftragnehmer - zum Projekterfolg beitragen wird.

  1. Was ist mit Mentoring gemeint?

Erfolgreiche CEOs - zunächst von KMU aus geförderten Phase-2-Projekten - sollen anderen erfolgreichen Antragstellern als Mentoren mit ihrer Erfahrung zur Seite stehen.

  1. Wie komme ich an einen Mentor?

Über die EIC Community Platform werden Mentoren und Mentees zusammengebracht..

  1. Was ist mit Coaching gemeint?

Darunter versteht man Beratung, die auf die Verbesserung des Managements des KMU abzielt. KMU mit einem Phase-1-Projekt können 3 freie Coaching-Tage in Anspruch nehmen, KMU mit einem Phase-2-Projekt 12 Tage.

  1. Wie komme ich an einen Coach?

Erfolgreiche Antragstellerinnen und Antragsteller erhalten von dem Enterprise Europen Network vor Ort bis zu drei Vorschläge für einen Coach. Der Coach hat sich zuvor in einer Datenbank der Europäischen Kommission registriert.

  1. Ist das Coaching verpflichtend?

Nicht offiziell. Es wird jedoch KMU dringend geraten, das Coaching-Angebot anzunehmen..

  1. Ist eine Antragstellung ohne Partner möglich?

Ja. Neben der Verbundförderung mit mehreren KMU besteht die Möglichkeit einer Einzelförderung. Die Anzahl der antragstellenden KMU hat keinen Einfluss auf die Erfolgsquote der Anträge.

  1. Sind Konsortien antragsberechtigt?

Die Einbeziehung weiterer Projektpartner ist möglich, sofern die Partner ebenfalls gewinnorientierte KMU aus der EU oder zu Horizont 2020 assoziierten Staaten sind. Oftmals ist es sinnvoll oder auch notwendig, fehlende Kompetenz durch weitere Partner oder Unteraufträge zu ergänzen. Unteraufträge können auch von Nicht-KMU übernommen werden.

  1. Kann ein Konsortium ausschließlich aus deutschen Partnern bestehen?

Dies ist zulässig, sofern die europäische Dimension gegeben ist und das Konsortium das Potenzial mitbringt, sich erfolgreich auf europäischen oder globalen Märkten zu positionieren.

  1. Ist die Kooperation als Projektpartner mit einem verbundenen Unternehmen (KMU) zulässig?

Die Kooperation mit einem verbundenen Unternehmen aus In- und Ausland ist formal zulässig. In beiden Fällen sollte die europäische Dimension jedoch überzeugend dargestellt werden können.

  1. Können miteinander verbundene Unternehmen im selben Call einen eigenen Antrag einreichen?

Ja, Mutter- und Tochterunternehmen können im selben Call einen eigenen Antrag einreichen, sofern sie die KMU-Kriterien erfüllen.

  1. Können Unterauftragnehmer am KMU-Instrument beteiligt werden?

Die Beteiligung von anderen Organisationstypen ist als Unterauftragnehmer möglich, sofern diese gut begründet ist, z. B. wenn das antragstellende KMU für rechtliche Aspekte auf externes Know-how angewiesen ist. Unterauftragnehmer können in mehr als einem Konsortium vertreten sein. Hinsichtlich des Anteils am Budget ist für Unteraufträge keine Begrenzung nach oben festgelegt. Unteraufträge müssen plausibel erscheinen, die Kosten angemessen sein und ihre Finanzierung (zu 30 % aus Eigenmitteln des KMU) mit der Bonität und den Kapazitäten des antragstellenden KMU vereinbar sein. Interessenskonflikte sind auszuschließen und die Auswahl der Unterauftragnehmer mit dem besten Preis-Qualitäts-Verhältnis ist sicherzustellen und darzulegen. In Phase 2 sind schlecht begründete Unteraufträge oder nicht plausible Preis-Leistungsverhältnisse ein Ausschluss-Kriterium.

  1. Kann der Unterauftragnehmer bereits im Vorfeld feststehen?
  • Phase 1: Ja, das ist zulässig. Da das Budget für Phase 1 fix ist, werden jedoch keine Kosten hierfür veranschlagt.
  • Phase 2: Ja, das ist zulässig, sofern angemessene Kosten veranschlagt sind. Dies liegt im Ermessen der Gutachter. Sofern diese die Kosten akzeptieren, gelten sie als genehmigt. Falls die Unterauftragnehmer noch nicht feststehen, müssen nach den unternehmensüblichen Grundsätzen Angebote eingeholt werden. Das dafür veranschlagte Budget muss ebenfalls angemessen sein.
  1. Wie und in welchem Umfang wird ein Projekt der Phase 1 gefördert?

In Phase 1 wird eine Machbarkeits-oder Durchführbarkeitsstudie pauschal (als lump sum) mit 50.000 Euro gefördert. Die geplanten Arbeiten müssen mit den erstattungsfähigen Gesamtkosten in Höhe von 71.429 Euro korrespondieren. Eine detaillierte Kostenaufschlüsselung ist nicht notwendig. Zur Höhe der Auszahlungen s. u.

  1. Sind Versuche zur Absicherung des Businessplans / Marktrecherche / Kundenbefragungen und Kundenbesuche / Messebesuche im Rahmen der Phase 1 förderfähig?

Alle genannten Tätigkeiten sind förderfähig, sofern sie gut begründet sind und innerhalb des vorgegebenen Kostenrahmens liegen.

  1. Wie erfolgt die Auszahlung für ein Projekt?
  • Phase 1: Die Auszahlung erfolgt real in zwei Schritten: 17.500 Euro als Vorauszahlung (40 % der lump sum minus 5 % der gesamten Förderung für den Garantiefonds). Die restlichen 32.500 Euro (inklusive Geld aus dem Garantiefonds) werden nach Projektende (Abschluss und Vorlage der Machbarkeitsstudie) und Vorlage des Abschlussberichtes ausgezahlt.
  • Phase 2: Die Summe der Vorfinanzierung und der Zwischenzahlungen beträgt maximal 90 % der Gesamtfördersumme. Die Zwischenzahlungen werden innerhalb von 90 Tagen nach Eingang der Zwischenberichte ausgezahlt. Wie hoch die Vorfinanzierung und Zwischenzahlung ausfällt und wie häufig Zwischenzahlungen vorgenommen werden, hängt von der jeweiligen wirtschaftlichen Situation des KMU ab und ist im "Grant Agreement" (Finanzhilfevereinbarung) geregelt.
  1. Welche Fördersumme kann minimal / maximal für Phase 2 beantragt werden?

Für die Förderung können insgesamt für alle Projektpartner zusammen zwischen 0,5 und 2,5 Millionen Euro beantragt werden. Bei den genannten Beträgen handelt es sich um amtliche Richtwerte. Sofern dies im Projektkontext plausibel begründet wird, ist eine Unter- oder Überschreitung möglich.

  1. Wie hoch ist die Förderung?

Die Förderquote beträgt 70 % der erstattungsfähigen direkten Kosten und der 25 %-Pauschale für indirekte Kosten. Damit erhält man für einen erstattungsfähigen Euro an Ausgaben eine Förderung von bis zu 87,5 Cent.

  1. Welche Kosten sind für Projekte der Phase 2 erstattungsfähig?

Analog zu den Beteiligungsregeln von Horizont 2020 sind direkte Kosten erstattungsfähig. Zu den direkten Kosten zählen Personalkosten, Reisekosten sowie Kosten für andere Güter und Verbrauchsmaterialien. Zusätzlich wird auf die direkten Kosten eine Pauschale von 25 % zur Abdeckung indirekter Kosten aufgeschlagen, ohne dass für diese ein weiterer Kostennachweis erforderlich ist. Außerdem werden die Kosten für Unteraufträge (Subcontracting) und andere Kosten (z. B. eingekaufte Ressourcen von Dritten) zu 70 % erstattet, allerdings fallen diese nicht unter die Pauschale.

  1. Ist es möglich, für den Eigenanteil weitere EU-Fördermittel zu beantragen?

Nein. Den Eigenanteil im Umfang von 30 % der Gesamtkosten muss das antragstellende Unternehmen aus seinem Umsatz oder anderen Finanzquellen, wie z. B. Eigenkapital oder privaten Investitionen aufbringen. Eine Doppelförderung mit EU-Geldern ist ausgeschlossen. Komplementäre nationale oder regionale Fördermittel sind zulässig.

  1. Gibt es thematische Vorgaben?

Das KMU-Instrument ist themenoffen, sofern die innovativen Lösungen zivilen Zwecken dienen und aus dem nicht-atomaren Bereich kommen.

  1. Sind Marketingkosten förderfähig?

Kosten für die Kommunikation mit potenziellen Investoren oder Kunden sowie für die Verbreitung von Ergebnissen sind nur dann förderfähig, wenn diese Aktivitäten für die Projektdurchführung erforderlich sind. Dies trifft nicht auf Aktivitäten zu, die auf die reine Vermarktung der Produkte abzielen. Die EU darf Marketingmaßnahmen nämlich nicht fördern. Im Antrag sollten Sie daher eine alternative Formulierung verwenden und konkret beschreiben, was Sie im Einzelnen planen. Folgende Formulierungen sind beispielsweise möglich: “fine-tuning of a commercial strategy, in-depth market research and analysis and other specific activities that are of a strategic nature (for instance refinement of a business model) and communication and interaction activities with potential investors or customers, or dissemination of milestone achievements during the project“. Hieraus können Sie eine für Sie passende Formulierung auswählen oder eine ähnliche Formulierung verwenden.

  1. Was unterscheidet das KMU-Instrument von Eurostars?

Im Unterschied zum KMU-Instrument richtet sich Eurostars primär an forschungstreibende KMU (eigene Definition). Gefördert werden Kooperationsprojekte mit mindestens zwei Partnern aus zwei verschiedenen Ländern. Die Beteiligung von nicht-forschungstreibenden KMU, Forschungseinrichtungen, Hochschulen und Großunternehmen - letztere nur komplett eigenfinanziert - ist möglich. Während das KMU-Instrument auf Innovation (bis zur Marktumsetzung) abzielt, ist Eurostars auf die experimentelle Entwicklung (bis zum Abschluss der Demonstratorentwicklung) ausgerichtet. Eurostars beruht auf einer gemeinsamen Initiative von EUREKA und der Europäischen Kommission; die Förderung erfolgt daher national. Für Antragsteller aus Deutschland kommen, neben den allgemeinen Teilnahmevoraussetzungen von Eurostars, die Förderregularien des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) zum Tragen.

  1. Welche technischen Voraussetzungen müssen zum Projektbeginn  der Phase 2 erfüllt sein?

Vorausgesetzt wird, dass die Antragsteller bereits zum Projektbeginn einen funktionsfähigen Demonstrator entwickelt haben, der in einem Umfeld ähnlich des tatsächlichen Umfelds funktioniert .
Dies entspricht dem technologischen Reifegrad 6 (Technological Readiness Level 6). Dieses ist nicht zwangsläufig für einen Phase-1-Antrag nötig.

  1. Welche Berichtspflichten bestehen?
  • Phase 1: Ein Abschlussbericht muss vorgelegt werden.
  • Phase 2: Es müssen regelmäßig Zwischenberichte finanzieller und inhaltlicher Art vorgelegt werden. In der Regel betragen die Berichtszeiträume ein Jahr, so dass für kurze Projekte nur ein Abschlussbericht zu Projektende erforderlich sein kann. Bei Start-ups mit geringerer Liquidität können die Berichtszeiträume verkürzt werden.
  1. Gibt es für das KMU-Instrument spezielle Vertragsmuster?

Für die Phase 1 und Phase 2 gibt es jeweils Finanzhilfevereinbarungen, also ein eigenes "Annotated Specific SME Instrument Phase 1 / Phase 2 Grant Agreement".