FAQ KMU-Instrument

Viele bunte Zettel, auf denen in schwarzer Schrift ein Fragezeichen abgebildet ist.

Die Teilnahmebedingungen sind in den Rechtstexten von Horizont 2020 geregelt. Trotzdem bleiben Grauzonen, die aus den Rechtstexten nicht eindeutig hervorgehen. Wir haben daher die häufigsten Fragen für Sie zusammengestellt.

Aktualisierte Version vom 21.01.2016

1. Wann können Anträge für Phase 1 und Phase 2 eingereicht werden?
Das Antragsverfahren ist offen. Anträge können gemäß Arbeitsprogramm jederzeit eingereicht werden. Nach dem jeweiligen Stichtag werden alle Anträge begutachtet. Alle Anträge, die den Schwellenwert erreichen, werden im jeweiligen Themenbereich anhand der Punktzahl sortiert. Für Bewerbungen im Jahr 2016 ist das Verfahren seit dem 26. November 2015 geöffnet.

2. Welche Stichtage sind für 2016 vorgesehen?
2016:
Phase 1: 24.02.16; 03.05.16; 07.09.16; 09.11.16
Phase 2: 03.02.16; 14.04.16; 15.06.16; 13.10.16

3. Bis wann können Anträge eingereicht werden?
Anträge können bis zum Stichtag (i. d. R. 17:00 Uhr CET) jederzeit eingereicht werden. Vor der Einreichung (Submission) können Anträge bis zum jeweiligen Stichtag beliebig oft überarbeitet werden.

4. Werden alle positiv begutachteten Anträge gefördert?
Nein. Wie viele der positiv evaluierten Anträge gefördert werden können, hängt von dem verfügbaren Budget für die einzelnen thematischen Ausschreibungen ab.

5. Müssen die drei Phasen nacheinander durchlaufen werden?
Bei Vorarbeit vergleichbar mit den Ergebnissen von Phase 1 ist auch ein direkter Einstieg in Phase 2 möglich. Eine Ausnahme davon bildet der Call Klinische Validierung potenzieller in-vivo- und in-vitro-Biomarker zur Entwicklung neuer Diagnostika und verbesserter Entscheidungen in der Klinik. Voraussetzung für die Bewerbung für Phase 2 ist ein abgeschlossenes Phase 1-Projekt für den Call PHC-12-2014/15. Nach dem erfolgreichen Durchlaufen der Phase 2 ist eine Bewerbung für Phase 3 nicht nötig. Von der gesamten Breite der Angebote in Phase 3 können nur KMU profitieren, die zuvor Phase 2 durchlaufen haben. Für die Risikofinanzierung (ähnlich wie in Phase 3) kann man sich auch unabhängig vom KMU-Instrument bei den Finanzintermediären (z. B. Banken) bewerben. Siehe dazu auch http://access2finance.eu.

6. Wann ist eine Bewerbung für die Phase 2 des KMU-Instruments möglich?
Nach dem erfolgreichen Durchlaufen der Phase 1 kann ein Antrag für die Phase 2 des KMU-Instruments frühestens dann eingereicht werden, wenn das antragstellende Unternehmen EASME seinen Abschlussbericht für die Phase 1 zugeschickt hat. Antragstellende, die bereits im Rahmen eines Phase 1 Projektes gefördert wurden, sind verpflichtet, ihren Schlussbericht (Machbarkeitsstudie) als Anhang zum Antrag hochzuladen. Im Anhang ist die Registrierungsnummer (ARES Nummer rechts oben auf dem Deckblatt) anzugeben.

7. Welche Organisationstypen sind antragsberechtigt?
Antragsberechtigt sind ausschließlich gewinnorientierte kleine und mittlere Unternehmen, welche die KMU-Kriterien der Europäischen Union erfüllen und ihren Sitz in den EU-Mitgliedstaaten oder an Horizont 2020 assoziierten Ländern haben. KMU aus Drittstaaten könnten nur als Unterauftragnehmer beteiligt werden.

8. Kann ich als neu gegründetes Unternehmen am KMU-Instrument teilnehmen?
Formal ist dies möglich. Allerdings ist das KMU-Instrument nicht als Vehikel für Unternehmensgründungen gedacht und richtet sich an hochinnovative KMU, die expandieren möchten und das Potenzial für europäische oder globale Märkte mitbringen. Etwa ein Drittel der geförderten Unternehmen sind drei Jahre oder weniger auf dem Markt. Bei Start-Ups werden gegebenenfalls die Berichtszeiträume zur Auszahlung der Gelder verkürzt und/oder die Vorabzahlung kann höher ausfallen.

9. Ist es möglich, bereits im Teilnehmerportal eingereichte Anträge zum KMU-Instrument zu überarbeiten?
Ja. Nach der Einreichung (Submission) können Anträge bis zum jeweiligen Stichtag beliebig oft überarbeitet werden.

10. Kann ich mehrere Anträge gleichzeitig stellen?
Zur selben Zeit ist nur eine Bewerbung oder eine Projektdurchführung in Phase 1 und 2 des KMU-Instruments möglich. Ein Antrag für Phase 2 kann unmittelbar nach erfolgreichem Abschluss der Phase 1 gestellt werden. Bewerbungen für andere Instrumente von Horizont 2020 (z .B. Verbundforschungsprojekte) und die Durchführung von Projekten in anderen Instrumenten von Horizont 2020 sind hingegen parallel möglich.

11. Kann ein Antrag, der abgelehnt wurde, nochmals eingereicht werden?
Ein abgelehnter Antrag kann in überarbeiteter Fassung erneut eingereicht werden. Rein rechtlich gesehen ist  die Wiedereinreichung erst dann möglich, wenn der Antragsteller die Ablehnung von EASME erhalten hat.

12. Wann werden die Antragsteller über die Förderentscheidung informiert und wann kann ein Projekt frühestens beginnen?
Phase 1: Die Förderentscheidung wird zwei Monate nach dem Stichtag mitgeteilt, das unterzeichnete "Grant Agreement" (Finanzhilfevereinbarung zwischen der Europäischen Kommission und dem Antragsteller) soll den erfolgreichen Antragstellern einen Monat nach Benachrichtigung über die Förderentscheidung vorliegen, so dass das Projekt drei Monate nach dem jeweiligen Stichtag starten kann.
Phase 2: Die Förderentscheidung wird vier Monate nach dem Stichtag mitgeteilt, das unterzeichnete Grant Agreement soll den erfolgreichen Antragstellern zwei Monate nach Benachrichtigung über die Förderentscheidung vorliegen, so dass das Projekt sechs Monate nach dem jeweiligen Stichtag starten kann.
Phase 3: Da es keine direkte Förderung gibt, richtet sich der Zeitraum nach den Konditionen der Finanzintermediäre (wie z. B. Banken).

13. Gibt es spezielle Formulare für Businesspläne?
Nein. Die Fragen zum Businessplan sind in die Antragsformulare des KMU-Instrumentes für Phase 1 und Phase 2 integriert.

14. Wie weit fortgeschritten sollte das Geschäftsmodell des antragstellenden Unternehmens in der Antragsphase sein?
Phase 1: Der Antrag muss einen ersten Businessplan enthalten, aus dem u. a. das zugrundeliegende Geschäftsmodell hervorgeht. Außerdem muss der Antrag ein überzeugendes Konzept enthalten, wie der Businessplan in Phase 1 vervollständigt werden soll.
Phase 2: Für die Antragstellung werden eine Machbarkeitsanalyse und ein ausgereifter Businessplan (inklusive eines Kommerzialisierungsplanes) vorausgesetzt, dessen Ausarbeitung entweder im Rahmen eines Projektes der Phase 1 gefördert wurde oder anderweitig erfolgte.

15. Ist eine Antragstellung ohne Partner möglich?
Ja. Neben der Verbundförderung mit mehreren KMU besteht erstmals die Möglichkeit einer Einzelförderung. Die Anzahl der antragstellenden KMU hat keinen Einfluss auf die Erfolgsquote der Anträge.

16. Sind Konsortien antragsberechtigt?
Die Einbeziehung weiterer Projektpartner ist möglich, sofern die Partner ebenfalls gewinnorientierte KMU aus der EU oder assoziierten Staaten sind (Verbundförderung). Antragsteller und Projektpartner können nur in einem Konsortium als Antragsteller oder Projektpartner vertreten sein. Nicht-KMU können über die Möglichkeit der Vergabe von Unteraufträgen indirekt teilnehmen.

17. Kann ein Konsortium ausschließlich aus deutschen Partnern bestehen?
Dies ist zulässig, sofern die europäische Dimension gegeben ist und das Konsortium das Potenzial mitbringt, sich erfolgreich auf europäischen oder globalen Märkten zu positionieren.

18. Ist die Kooperation als Projektpartner mit einem verbundenen Unternehmen (KMU) zulässig?
Die Kooperation mit einem verbundenen Unternehmen aus In- und Ausland ist formal zulässig. In beiden Fällen sollte die europäische Dimension jedoch überzeugend dargestellt werden können.

19. Können miteinander verbundene Unternehmen im selben Call einen eigenen Antrag einreichen?
Ja, Mutter- und Tochterunternehmen können im selben Call einen eigenen Antrag einreichen, sofern sie die KMU-Kriterien erfüllen.

20. Können Unterauftragnehmer am KMU-Instrument beteiligt werden?
Die Beteiligung von anderen Organisationstypen ist als Unterauftragnehmer möglich, sofern diese gut begründet ist, z. B. wenn das antragstellende KMU für rechtliche Aspekte auf externes Know-how angewiesen ist. Unterauftragnehmer können in mehr als einem Konsortium vertreten sein. Hinsichtlich des Anteils am Budget ist für Unteraufträge keine Begrenzung nach oben festgelegt. Unteraufträge müssen plausibel erscheinen, die Kosten angemessen sein und ihre Finanzierung (zu 30 % aus Eigenmitteln) mit der Bonität und den Kapazitäten des antragstellenden KMU vereinbar sein. Interessenskonflikte sind auszuschließen und die Auswahl der Unterauftragnehmer mit dem besten Preis-Qualitäts-Verhältnis ist sicherzustellen.

21. Kann der Unterauftragnehmer bereits im Vorfeld feststehen?
Phase 1: Ja, das ist zulässig. Da das Budget für Phase 1 fix ist, werden keine Kosten veranschlagt.
Phase 2: Ja, das ist zulässig, sofern angemessene Kosten veranschlagt sind. Dies liegt im Ermessen der Gutachter. Sofern diese die Kosten akzeptieren, gelten sie als genehmigt. Falls die Unterauftragnehmer noch nicht feststehen, müssen nach den unternehmensüblichen Grundsätzen Angebote eingeholt werden. Das dafür veranschlagte Budget muss ebenfalls angemessen sein.

22. Wie und in welchem Umfang wird ein Projekt der Phase 1 gefördert?
In Phase 1 wird eine Machbarkeits-oder Durchführbarkeitsstudie pauschal (als lump sum) mit 50.000 Euro gefördert. Die geplanten Arbeiten müssen mit den erstattungsfähigen Gesamtkosten in Höhe von 71.429 Euro korrespondieren. Eine detaillierte Kostenaufschlüsselung ist nicht notwendig. Zur Höhe der Auszahlungen s. u.

23. Sind Versuche zur Absicherung des Businessplans / Marktrecherche / Kundenbefragungen und Kundenbesuche / Messebesuche im Rahmen der Phase 1 förderfähig?
Alle genannten Tätigkeiten sind förderfähig, sofern sie gut begründet sind und innerhalb des vorgegebenen Kostenrahmens liegen.

24. Wie erfolgt die Auszahlung für ein Projekt?
Phase 1: Die Auszahlung erfolgt real in zwei Schritten: 17.500 Euro als Vorauszahlung (40 % der lump sum minus 5 % der gesamten Förderung für den Garantiefonds). Die restlichen 32.500 Euro (inkl. Geld aus dem Garantiefonds) werden nach Projektende (Abschluss und Vorlage der Machbarkeitsstudie) und Vorlage des Abschlussberichtes ausgezahlt.
Phase 2: Die Summe der Vorfinanzierung und der Zwischenzahlungen beträgt max. 90 % der Gesamtfördersumme. Die Zwischenzahlungen werden innerhalb von 90 Tagen nach Eingang der Berichte ausgezahlt.    

25. Welche Fördersumme kann minimal / maximal für Phase 2 beantragt werden?
Für die Förderung können insgesamt für alle Projektpartner in der Regel zwischen 0,5 bis 2,5 Mio. Euro beantragt werden, in bestimmten Themenbereichen bis 5 Mio. Euro. Bei den genannten Beträgen handelt es sich um amtliche Richtwerte. Sofern dies im Projektkontext plausibel begründet wird, ist eine Unter- oder Überschreitung möglich.

26. Wie hoch ist die Förderung?
Die Förderquote beträgt in der Regel 70 % (in Ausnahmefällen 100 %) der erstattungsfähigen direkten Kosten und der 25 %-Pauschale für indirekte Kosten. Damit erhält man für einen erstattungsfähigen Euro Ausgaben eine Förderung von bis zu 87,5 Cent (bei einer Förderquote von 70 %) bzw. bis zu 1,25 Euro (bei einer Förderquote von 100 %).

27. Welche Kosten sind für Projekte der Phase 2 erstattungsfähig?
Analog zu den Beteiligungsregeln von Horizont 2020 sind direkte Kosten erstattungsfähig. Zu den direkten Kosten zählen Personalkosten, Reisekosten sowie Kosten für andere Güter und Verbrauchsmaterialien. Zusätzlich wird auf die direkten Kosten eine Pauschale von 25 % zur Abdeckung indirekter Kosten aufgeschlagen, ohne dass für diese ein weiterer Kostennachweis erforderlich ist. Außerdem werden die Kosten für fremdvergebene Dienstleitungen (Subcontracting) und andere Kosten ohne Pauschale (z. B. eingekaufte Ressourcen von Dritten) zu 70 % erstattet, allerdings fallen diese nicht unter die Pauschale.

28. Ist es möglich, für den Eigenanteil weitere EU-Fördermittel zu beantragen?
Nein. Den Eigenanteil im Umfang von 30 % der Gesamtkosten muss das antragstellende Unternehmen aus seinem Umsatz oder anderen Finanzquellen, wie z. B. Eigenkapital oder privaten Investitionen aufbringen. Eine Doppelförderung mit EU-Geldern ist ausgeschlossen. Nationale oder regionale Fördermittel sind in Ergänzung zulässig.

29. Gibt es thematische Vorgaben?
Generell ist das KMU-Instrument weitestgehend themenoffen. In den Programmteilen "Führende Rolle der Industrie" und "Gesellschaftliche Herausforderungen" sind jeweils mindestens 7 % des Budgets für das KMU-Instrument reserviert. Die Ausschreibungen sind in der Regel so allgemein formuliert, dass für den Antragsteller eine Zuordnung zu einem der Themen möglich sein sollte. Ausnahmen davon bildeten in den Ausschreibungen der entspechenden Arbeitsprogramme 2014/2015 die Bereiche Gesundheit (Konzentration auf Biomarker und in-Vitro-Forschung) und Sicherheit (Urbane Sicherheit). Die Herausforderungen Bioökonomie und Gesellschaften hatten sowohl einen themengebundenen als auch einen themenoffenen Aufruf für das KMU-Instrument. Eine Ausnahme davon bildet in den Ausschreibungen der entsprechenden Arbeitsprogramme 2016/2017 der Bereich Gesundheit (Konzentration auf Biomarker und in-Vitro-Forschung, Zelltechnologien (Eurkaryonten) im humanmedizinischen Bereich sowie ICT Solutions for Health, Well-Being und Ageing Well).

30. Sind Marketingkosten förderfähig?
Kosten für die Kommunikation mit potenziellen Investoren oder Kunden sowie für die Verbreitung von Ergebnissen sind nur dann förderfähig, wenn diese Aktivitäten für die Projektdurchführung erforderlich sind. Dies trifft nicht auf Aktivitäten zu, die auf die reine Vermarktung der Produkte abzielen. Die EU darf Marketingmaßnahmen nämlich nicht fördern. Im Antrag sollten Sie daher eine andere Formulierung verwenden und konkret beschreiben, was Sie im Einzelnen planen. Folgende Formulierungen sind beispielsweise möglich: “fine-tuning of a commercial strategy, in-depth market research and analysis and other specific activities that are of a strategic nature (for instance refinement of a business model) and communication and interaction activities with potential investors or customers, or dissemination of milestone achievements during the project“. Hieraus können Sie eine für Sie passende Formulierung auswählen oder eine ähnliche Formulierung verwenden.

31. Was unterscheidet das KMU-Instrument von Eurostars?
Im  Unterschied zum KMU-Instrument richtet sich Eurostars primär an forschungstreibende KMU (eigene Definition) und ist vollständig themenoffen (bottom-up). Gefördert werden Kooperationsprojekte mit mindestens zwei Partnern aus zwei verschiedenen Ländern. Die Beteiligung von nicht-forschungstreibenden KMU, Forschungseinrichtungen, Hochschulen und Großunternehmen - letztere nur komplett eigenfinanziert - ist möglich. Während das KMU-Instrument auf Innovation (bis zur Marktumsetzung) abzielt, ist Eurostars auf die experimentelle Entwicklung (bis zum Abschluss der Demonstratorentwicklung) ausgerichtet. Eurostars beruht auf einer gemeinsamen Initiative von EUREKA und der Europäischen Kommission; die Förderung erfolgt daher national. Für Antragsteller aus Deutschland kommen, neben den allgemeinen Teilnahmevoraussetzungen von Eurostars, die Förderregularien des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) zum Tragen.

32. Welche technischen Voraussetzungen müssen zum Projektbeginn erfüllt sein?
Vorausgesetzt wird, dass die Antragsteller bereits zum Projektbeginn einen funktionsfähigen Demonstrator entwickelt haben, der im Unternehmen selbst oder in einem unternehmensähnlichen Umfeld demonstriert werden kann. Dies entspricht dem technologischen Reifegrad 6 (Technological Readiness Level 6).

33. Welche Berichtspflichten bestehen?
Phase 1: Ein Abschlussbericht muss vorgelegt werden.
Phase 2: Es müssen regelmäßig Zwischenberichte finanzieller und inhaltlicher Art vorgelegt werden. In der Regel betragen die Berichtszeiträume ein Jahr, so dass für kurze Projekte nur ein Abschlussbericht zu Projektende erforderlich sein kann. Bei Start-ups mit geringerer Liquidität können die Berichtszeiträume verkürzt werden.

34. Gibt es für das KMU-Instrument spezielle Vertragsmuster?
Für die Phase 1 und Phase 2 gibt es jeweils Finanzhilfevereinbarungen, also ein eigenes "Annotated Specific SME Instrument Phase 1 / Phase 2 Grant Agreement". Bei Ausschreibungen mit einer Förderquote von 100 %  kommt das  "General Model Grant Agreement" zur Anwendung.

35. Welches Template kann für die Ausschreibung PHC12 verwendet werden?
Antragsteller, die Anträge in der Phase 2 für das PHC12 stellen, können optional das Clinical Trial Template benutzen, dass unter 'Additional Documents' im PHC12 Topic eingestellt ist. Falls Antragsteller dieses Template nicht verwenden, sollten sie alle relevanten Informationen zur klinischen Studie unter Punkt 1.3, 'Concept & Approach', geben. Die Punkte Studiendesign, Endpunkt, Studiengröße, Patientenanzahl, Konzept sollten kurz und bündig dargestellt werden. Ethikvoten und weitere Papiere können unter 5., 'Ethics', angehängt werden. Da das KMU-Instrument auch im Gesundheitsbereich auf die Markteinführung von Medikamenten und klinischen Geräten abzielt, empfiehlt es sich, auf eine zu detaillierte Darstellung des Studienprotokolls zu verzichten und den Fokus auf die wirtschaftliche Verwertung zu legen.