Begutachtungsprozess KMU-Instrument

Links im Bild ist ein roter Buntstift und ein rotes Minus-Zeichen zu sehen, auf der rechten Bildseite einen grünen Buntstift und ein grünes Plus-Zeichen

Die Begutachtung der Anträge im KMU-Instrument erfolgt für die Phasen 1 und 2 "remote". In der Phase 2 werden die besten Anträge zu einer weiteren Auswahlrunde nach Brüssel eingeladen.

In den Phasen 1 und 2 des KMU-Instruments werden jeweils die Kriterien Exzellenz, Impact und Implementation bewertet. Anträge für das KMU-Instrument Phase 1 und 2 werden "remote" begutachtet. Jeweils vier Gutachterinnen bzw. Gutachter übermitteln unabhängig voneinander und auf elektronischem Wege ihre Einschätzung zu den einzelnen Kriterien. In der Phase 2 schließt sich der "remote"-Evaluierung noch ein persönliches Interview in Brüssel an (s. u.).

Die Gutachterinnen und Gutachter, welche die Anträge bewerten, werden von der Europäischen Kommission sorgfältig ausgewählt. Sie arbeiten unabhängig und objektiv. Jeglicher Interessenskonflikt muss von vornherein ausgeschlossen sein. Die Tätigkeit ist streng vertraulich und jeglicher persönlicher Bezug zum begutachteten Konsortium führt zum Ausschluss für diesen Antrag. Falls Sie Interesse haben, selbst begutachtend tätig zu werden, finden Sie hier weitere Informationen.

Bitte beachten Sie auch die Tipps der Gutachterinnen und Gutachter zur Antragstellung für das KMU-Instrument.

Evaluation

Phase 1

Die Anträge werden von vier unabhängigen Gutachterinnen bzw. Gutachtern online ("Remote-Prozess") begutachtet. Diese müssen zuvor durch ihre persönliche Unterschrift ("Code of Conduct") bestätigt haben, dass es keinen Interessenskonflikt zu dem vorliegenden Antrag gibt. Dies wäre beispielsweise der Fall, wenn sie bei der Erstellung des Antrages selbst involviert gewesen wären, selbst einen Antrag zu dem Thema eingereicht hätten oder enge persönliche, geschäftliche Beziehungen zu den Antragstellern bestünden.

Nachdem auf formale Ausschlusskriterien geprüft wurde, erfolgt die Bewertung der Projektanträge durch die Gutachterinnen und Gutachter. Sie evaluieren die jeweils zu den Stichtagen eingegangenen Anträge. Dabei wird ihnen nur ein relativ enges Zeitfenster pro Antrag eingeräumt.

Die Begutachtung erfolgt voneinander unabhängig. Mindestens zwei der vier Gutachterinnen und Gutachter beurteilen den Antrag fachunabhängig aus markt- und betriebswirtschaftlicher Sicht.

So verläuft die Punktevergabe:

  • Jede Gutachterin und jeder Gutachter vergibt für die Kriterien Exzellenz, Impact und Implementation zwischen 0 - 5 Punkten.
  • Der Median aus den einzelnen Bewertungen der Gutachterinnen und Gutachter ergibt dann den Konsenswert für die einzelnen Kriterien. Dabei müssen für die einzelnen Kriterien jeweils mindestens 4 Punkte erreicht werden um den ersten Schwellenwert zu erreichen.
  • Im Anschluss werden die einzelnen Konsenswerte gewichtet (Impact = 50 %; Exzellenz und Implementation jeweils 25 %).
  • Die gewichteten Werte werden dann addiert. Der zweite Schwellenwert liegt bei 13 Punkten (von 15 möglichen).
  • Aus der errechneten Punktzahl wird eine Rangfolge aller evaluierten Projektanträge erstellt.
  • Nur Anträge, die beide Schwellenwerte erreicht haben, sind förderfähig.
     

Beispiel Evaluationsergebnis Phase 1 KMU-Instrument

  Punktevergabe Median - Konsenswert Gewichtung gewichtete Punktzahl
Impact 5 5 5 4,5 5 (von 5) 50 % 7,5 (von 7,5)
Excellence 5 3 4 4 4 (von 5) 25 % 3 (von 3,75)
Implementation 3 2 4 5 3,5 (von 5) 25 % 2,63 (von 3,75)

⇒ Dieser Antrag wäre nicht förderfähig, da der erste Schwellenwert für "Implementation" nicht erreicht wurde. Dass der zweite Schwellenwert mit insgesamt 13,13 gewichteten Punkten erreicht wurde, ist nicht relevant. 

 
Wie viele  förderfähige Anträge tatsächlich gefördert werden, hängt vom verfügbaren Budget ab. Die Anträge werden so bewertet, wie sie vorgelegt wurden: Nachverhandlungen sind nicht mehr möglich, auch nicht bezüglich des Budgets. Die Antragstellenden erhalten eine kurze standardisierte Rückmeldung (Evaluation Summary Report, ESR).

Phase 2

Die Evaluierung der Phase-2-Anträge erfolgt in zwei Schritten: Der erste Schritt entspricht dem Begutachtungsverfahren wie in Phase 1 beschrieben.

In einem zweiten Schritt wird eine limitierte Anzahl der besten förderfähigen Projektvorschläge zu einem persönlichen Interview in Brüssel eingeladen. Die Antragstellerinnen und Antragsteller haben etwa eine Woche Zeit, sich auf das Interview vorzubereiten. Die Europäische Kommission stellt eine PowerPoint-Vorlage („Pitch Deck“) zur Verfügung, damit die Präsentationen der KMU vergleichbar sind. Bis zu drei Personen dürfen pro Antrag zum Interview erscheinen. Berater sind ausgeschlossen. Vor einer sechsköpfigen Jury haben die Antragstellenden die Möglichkeit, in 10 Minuten ihr Projekt vorzustellen. Hier müssen sie überzeugend darstellen, dass ihr Team die innovative Lösung auch erfolgreich auf den Markt bringen kann. Es schließt sich eine 20-minütige Interview-Runde an.

Die Anzahl der eingeladenen Projektvorschläge richtet sich nach der Höhe des zur Verfügung stehenden Budgets. Es werden immer doppelt so viele eingeladen, wie Fördermittel für den Stichtag vorhanden sind. Die Erfolgsquote beträgt somit rund 50 %.

Die Daten für die Interviews in Brüssel sind: 12. - 16. Februar, 16. - 20. April, 25. - 29. Juni und 12. - 16. November 2018 (ohne Gewähr). Der zeitliche Ablauf ist in der nachfolgenden Darstellung aufgeführt.
 

Die Grafik bildet in einem Zeitstrahl die Phasen vom Stichtag zum Projektstart in Phase 2 im Jahr 2018 ab. Nach den Stichtagen am zehnten Januar, vierzehnten März, dreiundzwanzigstem Mai und zehnten Oktober vergehen etwa vier Wochen bis die Begutachtung abgeschlossen ist und die Einladung zum Interview erfolgt. Das Interview findet ungefähr eine Woche später statt. Nach einer weiteren Woche sind die Projekte ausgewählt und zirka vier bis fünf Wochen danach erfolgt der Start des Projekts.